La comunicación no significa la comprensión, sino la división de información. Entender es una acción de quien recibe información, y sin una atención activa que es observada por la intención de escuchar, no se puede obtener resultados que lleven a la satisfacción personal de la persona. No es asombroso que los niños no presten atención en la escuela ya que los profesores no están conscientes de satisfacer el interés del niño también, sino solamente el suyo.
Una herramienta es algo que nos ayuda a hacer un trabajo con el fin de facilitar nuestra vida. Pero cuántas herramientas existen que por el contrario nos aporten mayor dificultad? No es porque se inventa una nueva cosa o un nuevo método que esto aporta algo valor para facilitar nuestra vida, habitualmente las nuevas invenciones o los medios no son para eso, pero sí para hacer dinero, que eso nos ayude o no, no tiene importancia.
Es esencial conocer la diferencia entre una herramienta de comunicación y unos medios de comunicación, ya que unos medios de comunicación son cosas intermediarias que lo único que hacen es aumentar nuestros gastos, y por lo tanto hace también aumentar las tarifas y precios a nuestros clientes.
Para descubrir las herramientas de comunicación, basta con plantearse una cuestión como: ¿Eso, esta cosa, me aporta una mayor facilidad para dar a conocer mas información a las personas? Si observan lo que su espíritu recibe como respuesta, descubrirán que sola su atención y su intención son las herramientas de comunicación que existen y nada del mundo puede sustituir eso. En realidad, los que buscan de las herramientas para comunicar algo es que en realidad, son simplemente perezosos para comprender. ¿Creen que una herramienta puede sustituirles el hecho de comprender algo?
No son de herramientas de comunicación que tenemos necesidad, sino de muchas herramientas de información. Compartimos información, pero cuando se trata de comunicar, comprender, esto es solamente posible si tenemos la intención de querer comprender. Actualmente, Internet es la herramienta de información mas utilizada y lo será por muchos años hasta que otro medio se presente. Su elección de herramientas de información debe absolutamente permitir informar a pocos gastos con el fin de no ser controlado por los medios de comunicación.
Algunas herramientas de comunicación son:
• Blogs y foros
Las Relaciones Públicas aplicadas a Internet presuponen también el uso de los blogs que están ganando cada vez más terreno como líderes de opinión. Hoy en día, se están convirtiendo en el equivalente virtual del “boca a boca” tradicional que es la forma primordial y más eficaz de hacer publicidad. Insertar un apartado de blogs y foros en la propia Web no sólo permite ponerse en contacto directo con algunos potenciales clientes sino, sobre todo, consiente controlar al menos parcialmente la información que circula en Internet acerca de la empresa –tarea extremadamente difícil vista la velocidad de distribución de los contenidos en la Red y la libertad de palabra casi ilimitada.
• FAQ
La sección de Frequent Asked Questions (FAQ) ya se ha convertido en un clásico imprescindible para la Web de una empresa que se precie. Aquí se responden algunas dudas básicas de los usuarios acerca de la página corporativa o las transacciones que pueden efectuar online.
• Boletín o newsletter
El boletín o newsletter es la herramienta para promocionar a la empresa entre los públicos actuales y potenciales, los periodistas y otras compañías interesadas. Se trata de proporcionar, con una periodicidad determinada, siempre y cuando los destinatarios de la comunicación estén de acuerdo con ello, las noticias más destacadas acerca de la compañía y del sector en el que opera.
• Notas de prensa online
Son el principal instrumento para darse a conocer a los medios a través de Internet, en cuyo caso, deberían ser optimizadas obligatoriamente incluyendo las palabras clave que el público objetivo utiliza para hacer búsquedas relacionadas con la empresa en el ciberespacio. Además, en casos de extrema importancia es posible resaltar la noticia a través de la compra de palabras relacionadas en los motores de búsqueda como Google.
• RSS
Es otra innovación tecnológica que puede contribuir de manera significativa a aumentar la visibilidad de las noticias relacionadas con la empresa en el mundo online y offline. El formato de datos RSS (Really Simple Syndication) es utilizado para distribuir alertas automáticamente a las personas interesadas en recibir información sobre una Web acerca de nuevos contenidos que aparecen en las páginas online de las empresas. Es precisamente porque los documentos RSS, por un lado, proporcionan los detalles esenciales de las noticias como, por ejemplo, titular, breve descripción y un link al informe completo y, por otro, no requieren hacer un seguimiento continuado, que muchos periodistas e internautas los consideran una fuente más cómoda de información, especialmente si están interesados en un sector específico. No obstante, su uso tiene también un inconveniente: el hecho que los especialistas de RRPP deben conseguir que los medios de comunicación y los públicos objetivos se suscriban para recibirlos.
• Sala de prensa virtual
Es la herramienta más relevante para incorporar las Relaciones Públicas de una empresa al mundo online. La clave para crear una sala de prensa virtual con éxito es pensar en las necesidades de los periodistas ya que son los clientes a satisfacer. Las salas de prensa virtuales pueden ser definidas como áreas específicas de la Web de una empresa que, en la mayoría de los casos, son abiertas y no requieren identificación del usuario, ni contraseña para su consulta. Los elementos imprescindibles que hay que incorporar en una sala de prensa virtual para que pueda cumplir sus funciones son:
- Un dossier de prensa completo y actualizado: es importante entender que el dossier de prensa virtual no es simplemente una copia online de la versión impresa. La adaptación online debería incluir toda la información presente en el dossier en papel actualizada y ampliada con informes adicionales más detallados como, por ejemplo, las biografías actualizadas de directivos y datos financieros o históricos de la compañía. Toda esta documentación debe estar bien organizada y ser fácil de encontrar.
- Las últimas notas de prensa y noticias: la actualización inmediata es uno de los aspectos que los medios de comunicación más valoran en una sala de prensa virtual. Al fin y al cabo, los periodistas que visitan una página Web cuentan con encontrar la información más reciente posible y sería una cuestión de coherencia poder cumplir con sus expectativas.
- Imágenes y logos en alta resolución: la disponibilidad de este tipo de archivos facilita enormemente el trabajo del periodista siendo indispensables para responder a las necesidades de los medios de comunicación.
- Archivos audio y video: todavía son pocas las empresas que proporcionan recursos multimedia en su Webs y por ello, éste podría ser un elemento diferenciador de la competencia. Para completar la atención a los medios se pueden incluir transcripciones del material audiovisual para aquellos periodistas que no disponen de tiempo para ver u oír los archivos.
- Calendario de eventos: una vez más, es importantísimo mantener a los medios bien informados y por eso insertar en la Web el calendario completo y actualizado de eventos de la empresa permitirá a los periodistas organizar su agenda con antelación y asistir a los acontecimiento que reputan de mayor interés para sus lectores.
- Contacto: es imprescindible incluir un formulario web o correo electrónico que permita a los periodistas ponerse en contacto con los responsables de Relaciones Públicas. La falta de esta posibilidad violaría la característica fundamental de Internet que es la interactividad. Asimismo, proporcionar la herramienta sin después preocuparse por facilitar rápidamente la información solicitada se traduciría en una falta de respeto y despreocupación por la imagen de la impresa.
- Apariciones en medios: no hay mejor promoción que incluir en la propia Web la información positiva que se ha publicado en los medios acerca de la empresa. Así, se deja la palabra en boca de fuentes imparciales que se convierten en el principal testimonio de la credibilidad y éxito de una compañía.
La cantidad de información contenida en la sala de prensa virtual es en sí insignificante. Lo más importante es incluir comunicaciones relevantes que son útiles para los medios y a la vez limitar el uso excesivo de publicidad exagerada y flash que pueden socavar la seriedad de la empresa.
Una herramienta es algo que nos ayuda a hacer un trabajo con el fin de facilitar nuestra vida. Pero cuántas herramientas existen que por el contrario nos aporten mayor dificultad? No es porque se inventa una nueva cosa o un nuevo método que esto aporta algo valor para facilitar nuestra vida, habitualmente las nuevas invenciones o los medios no son para eso, pero sí para hacer dinero, que eso nos ayude o no, no tiene importancia.
Es esencial conocer la diferencia entre una herramienta de comunicación y unos medios de comunicación, ya que unos medios de comunicación son cosas intermediarias que lo único que hacen es aumentar nuestros gastos, y por lo tanto hace también aumentar las tarifas y precios a nuestros clientes.
Para descubrir las herramientas de comunicación, basta con plantearse una cuestión como: ¿Eso, esta cosa, me aporta una mayor facilidad para dar a conocer mas información a las personas? Si observan lo que su espíritu recibe como respuesta, descubrirán que sola su atención y su intención son las herramientas de comunicación que existen y nada del mundo puede sustituir eso. En realidad, los que buscan de las herramientas para comunicar algo es que en realidad, son simplemente perezosos para comprender. ¿Creen que una herramienta puede sustituirles el hecho de comprender algo?
No son de herramientas de comunicación que tenemos necesidad, sino de muchas herramientas de información. Compartimos información, pero cuando se trata de comunicar, comprender, esto es solamente posible si tenemos la intención de querer comprender. Actualmente, Internet es la herramienta de información mas utilizada y lo será por muchos años hasta que otro medio se presente. Su elección de herramientas de información debe absolutamente permitir informar a pocos gastos con el fin de no ser controlado por los medios de comunicación.
Algunas herramientas de comunicación son:
• Blogs y foros
Las Relaciones Públicas aplicadas a Internet presuponen también el uso de los blogs que están ganando cada vez más terreno como líderes de opinión. Hoy en día, se están convirtiendo en el equivalente virtual del “boca a boca” tradicional que es la forma primordial y más eficaz de hacer publicidad. Insertar un apartado de blogs y foros en la propia Web no sólo permite ponerse en contacto directo con algunos potenciales clientes sino, sobre todo, consiente controlar al menos parcialmente la información que circula en Internet acerca de la empresa –tarea extremadamente difícil vista la velocidad de distribución de los contenidos en la Red y la libertad de palabra casi ilimitada.
• FAQ
La sección de Frequent Asked Questions (FAQ) ya se ha convertido en un clásico imprescindible para la Web de una empresa que se precie. Aquí se responden algunas dudas básicas de los usuarios acerca de la página corporativa o las transacciones que pueden efectuar online.
• Boletín o newsletter
El boletín o newsletter es la herramienta para promocionar a la empresa entre los públicos actuales y potenciales, los periodistas y otras compañías interesadas. Se trata de proporcionar, con una periodicidad determinada, siempre y cuando los destinatarios de la comunicación estén de acuerdo con ello, las noticias más destacadas acerca de la compañía y del sector en el que opera.
• Notas de prensa online
Son el principal instrumento para darse a conocer a los medios a través de Internet, en cuyo caso, deberían ser optimizadas obligatoriamente incluyendo las palabras clave que el público objetivo utiliza para hacer búsquedas relacionadas con la empresa en el ciberespacio. Además, en casos de extrema importancia es posible resaltar la noticia a través de la compra de palabras relacionadas en los motores de búsqueda como Google.
• RSS
Es otra innovación tecnológica que puede contribuir de manera significativa a aumentar la visibilidad de las noticias relacionadas con la empresa en el mundo online y offline. El formato de datos RSS (Really Simple Syndication) es utilizado para distribuir alertas automáticamente a las personas interesadas en recibir información sobre una Web acerca de nuevos contenidos que aparecen en las páginas online de las empresas. Es precisamente porque los documentos RSS, por un lado, proporcionan los detalles esenciales de las noticias como, por ejemplo, titular, breve descripción y un link al informe completo y, por otro, no requieren hacer un seguimiento continuado, que muchos periodistas e internautas los consideran una fuente más cómoda de información, especialmente si están interesados en un sector específico. No obstante, su uso tiene también un inconveniente: el hecho que los especialistas de RRPP deben conseguir que los medios de comunicación y los públicos objetivos se suscriban para recibirlos.
• Sala de prensa virtual
Es la herramienta más relevante para incorporar las Relaciones Públicas de una empresa al mundo online. La clave para crear una sala de prensa virtual con éxito es pensar en las necesidades de los periodistas ya que son los clientes a satisfacer. Las salas de prensa virtuales pueden ser definidas como áreas específicas de la Web de una empresa que, en la mayoría de los casos, son abiertas y no requieren identificación del usuario, ni contraseña para su consulta. Los elementos imprescindibles que hay que incorporar en una sala de prensa virtual para que pueda cumplir sus funciones son:
- Un dossier de prensa completo y actualizado: es importante entender que el dossier de prensa virtual no es simplemente una copia online de la versión impresa. La adaptación online debería incluir toda la información presente en el dossier en papel actualizada y ampliada con informes adicionales más detallados como, por ejemplo, las biografías actualizadas de directivos y datos financieros o históricos de la compañía. Toda esta documentación debe estar bien organizada y ser fácil de encontrar.
- Las últimas notas de prensa y noticias: la actualización inmediata es uno de los aspectos que los medios de comunicación más valoran en una sala de prensa virtual. Al fin y al cabo, los periodistas que visitan una página Web cuentan con encontrar la información más reciente posible y sería una cuestión de coherencia poder cumplir con sus expectativas.
- Imágenes y logos en alta resolución: la disponibilidad de este tipo de archivos facilita enormemente el trabajo del periodista siendo indispensables para responder a las necesidades de los medios de comunicación.
- Archivos audio y video: todavía son pocas las empresas que proporcionan recursos multimedia en su Webs y por ello, éste podría ser un elemento diferenciador de la competencia. Para completar la atención a los medios se pueden incluir transcripciones del material audiovisual para aquellos periodistas que no disponen de tiempo para ver u oír los archivos.
- Calendario de eventos: una vez más, es importantísimo mantener a los medios bien informados y por eso insertar en la Web el calendario completo y actualizado de eventos de la empresa permitirá a los periodistas organizar su agenda con antelación y asistir a los acontecimiento que reputan de mayor interés para sus lectores.
- Contacto: es imprescindible incluir un formulario web o correo electrónico que permita a los periodistas ponerse en contacto con los responsables de Relaciones Públicas. La falta de esta posibilidad violaría la característica fundamental de Internet que es la interactividad. Asimismo, proporcionar la herramienta sin después preocuparse por facilitar rápidamente la información solicitada se traduciría en una falta de respeto y despreocupación por la imagen de la impresa.
- Apariciones en medios: no hay mejor promoción que incluir en la propia Web la información positiva que se ha publicado en los medios acerca de la empresa. Así, se deja la palabra en boca de fuentes imparciales que se convierten en el principal testimonio de la credibilidad y éxito de una compañía.
La cantidad de información contenida en la sala de prensa virtual es en sí insignificante. Lo más importante es incluir comunicaciones relevantes que son útiles para los medios y a la vez limitar el uso excesivo de publicidad exagerada y flash que pueden socavar la seriedad de la empresa.
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